办公自动化

定义

办公自动化指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术代替手工作业，以提高办公效率的一种管理手段^[4]。从信息处理的角度看，办公活动本身就是一个接收、变换、处理、传递和利用信息的过程，办公自动化的实质就是使这一过程自动化^[5]。

与之相关的办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）被定义为人机信息处理系统，由自动化的硬件设备、软件系统和操作人员共同构成^[6]。由于办公依赖人群协作，办公人员被视为该系统不可缺少的组成部分。

原理

一个较为完整的办公自动化过程包含信息采集、信息加工、信息传输和信息保存 4 个环节^[6]。支撑这一过程的技术工具涵盖计算机与网络设备、通信设备、文印与复印设备、视听设备和多媒体技术等。办公信息则被归纳为数据、文字、语音和图形图像 4 类，系统需要对这些不同形态的信息分别完成输入、存储、处理和输出。

工作流技术是办公自动化实现流程自动化的关键。按照国际工作流管理联盟的表述，工作流是一类能够完全或部分自动执行的经营过程，依据一系列过程规则，使文档、信息或任务可以在不同执行者之间传递与执行。系统通过工作流引擎解释事先定义的流程，调度各个步骤并调用相应的人工或应用程序资源，同时监控流程实例的运行状态。

支持群体协作的另一类工具是群件，它把办公室成员用计算机网络连接起来，提供信息共享、电子日程表、电子邮件和电子会议等功能。其中电子日程表可以查询群体中每个成员的日程，从而为集体会议寻找共同可用的时间。

发展历程

办公自动化理论与技术的研究兴起于 20 世纪 70 年代末期的美国、英国、日本等国家，其中美国是推行办公自动化较早的国家之一^[7]。其发展大致经过若干阶段：1975 年以前以单机设备、完成单项工作为目标，被称为“秘书级别”；1975 年至 1982 年进入局域网阶段，通过专用交换机和局域网把单机设备连成网络，实现数据和设备共享，被称为“主任级别”；1983 年至 1990 年进入一体化阶段，借助广域网传输、处理与存储数据、文字、声音、图像等多媒体信息，被称为“决策级别”；1990 年以后则进入多媒体信息传输阶段^[7]。

在中国，办公自动化的提法出现于 20 世纪 70 年代末，其早期含义指传真机、打字机、复印机等办公设备的使用，后来则指用计算机进行文书存储、排版和输出，以及人事、财务等方面的管理^[8]。国内的发展大致可分为 4 个阶段：1980 年至 1999 年为文件型办公自动化，从单机办公应用软件起步，实现由手工办公到电脑办公的转变；2000 年至 2005 年为协同型办公自动化，以工作流为中心，增加了公文流转、流程审批、文档管理、会议管理等功能；2006 年至 2010 年为知识型办公自动化，以知识管理为思想、以协同为工作方式、以门户为技术手段；2011 年以后为智能型办公自动化，提供决策支持、知识挖掘和商务智能等服务^[7]。

在技术结构上，数字化办公软件由客户机/服务器模式转向基于互联网的浏览器/服务器模式，用户通过浏览器从服务器下载程序后运行，这种结构对客户端硬件要求较低、便于维护^[3]。

应用

政府机关的办公自动化应用涵盖日常办公事务处理的诸多事项，主要包括公文处理、电子邮件、签报管理、会议会务管理、信息资料管理、案卷管理、领导活动日程安排、车辆管理和公共信息服务等^[4]。以公文处理为例，系统需要支持公文的签收、登记、分发、归档、会签和发文等功能。

局限

办公自动化系统的建设受到多种条件制约。经费投入是一项现实门槛，配置电脑、服务器、防火墙和办公软件都需要相应支出；同时，把有电脑、能上网等同于实现办公自动化的认识偏差也会影响建设效果^[3]。此外，系统的运行涉及保密问题，只要与外部存在数据交换，就难以做到绝对安全^[3]。

技术层面也存在难题。不同时期、不同部门建设的系统往往各自处理本系统的信息，数据类型与访问方式差异较大，容易形成“信息孤岛”，使数据的一致性和及时共享难以保证^[9]。办公自动化系统处理的不少内容属于非结构化信息，对异构数据的处理能力相对有限^[9]。另外，公文流转过程与文档若过度依赖原始系统归档，一旦系统升级、技术淘汰，相关电子档案可能面临无法访问的风险^[9]。

信息安全是另一类关注点。办公信息系统中，信息可能因越权浏览、信息窃取、被非授权修改等原因受到损害，既有内部人员的恶意行为，也有非故意的失误^[10]。随着信息数字化，相关信息更容易通过网络扩散，如何在办公自动化环境中采取必要的防护措施，成为其发展方向之一^[1]。

参见

• 工作流 —— 办公自动化实现文档流转与流程审批的核心技术。

• 群件 —— 在办公自动化中支持群体协作的软件，提供邮件、日程与电子会议功能。

• 管理信息系统 —— 与办公自动化关系密切的信息系统类型，侧重组织内信息的共享与管理。

• 电子政务 —— 政府部门应用办公自动化与网络技术处理政务业务的形式。

• 文字处理 —— 办公自动化最早实现自动化的办公信息处理对象之一。

• 电子邮件 —— 办公自动化系统中最基本的沟通与信息传递功能。