红字更正法

定义

红字更正法又称红字冲销法、红字调整法,是指用红字冲销原有错误的凭证记录及账户记录,以更正或调整账簿记录的一种方法。^[1][4]在会计实务中,红字表示冲减,因此该方法的作用是通过一笔与错误记录方向相同、金额相同的反向记录,把原已入账的数额抵消掉,使账簿中的发生额和科目对应关系恢复正确。^[1]

红字更正法与划线更正法、补充登记法并列为3种错账更正方法,只用于记账凭证本身填错且已经登记入账的情形,账簿记录不得涂改、挖补、刮擦或用药物消除字迹,也不得重新抄写。^[5][6]

原理

红字更正法建立在借贷记账法的记账规则之上。当记账凭证所记的会计科目用错、借贷方向记错,或科目正确但金额多记时,错误数据已经通过过账进入总账和明细账。由于已记账凭证不允许直接修改或删除,只能用新增凭证的方式留下痕迹,因而通过红字凭证生成一笔负向发生额,与原先的错误发生额在账户中相抵,再用蓝字凭证记录正确的经济业务内容。^[7][1]

在手工记账环境下,红字凭证的金额以红色墨水书写,登记入账后即表示冲减对应账户的发生额;而在会计电算化环境下,红字以负数表示,因此红字更正法也常被称为负数更正法,录入一笔金额为负的分录即可完成冲销。^[7][8]

发展历程

红字更正法的操作规范在长期的手工账簿体系中逐步定型。相关条目可追溯到1991年出版的《新编会计大辞典》,其中已把错账更正归纳为划线更正法、红字更正法和补充登记法3类。^[9][10]

随着会计电算化的推广,红字更正法并未被淘汰。行业资料指出,手工账中常用的红字更正、补充更正和划线更正3种方法,除电算化环境不再需要用划线更正法改变账簿记录外,其余两种仍可继续使用,操作时以负数录入代替红字书写。^[7]

应用

红字更正法适用于两种情形。第一种是记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误,由此引起账簿记录错误;第二种是记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误,只是所记金额大于应记金额。^[1][2][11]

针对第一种情形,更正时先用红字填写一张与原记账凭证完全相同的凭证,在摘要栏内注明「注销某月某日某号凭证」,据以用红字登记入账,以示注销原记账凭证;然后用蓝字填写一张正确的记账凭证,据以用蓝字登记入账。例如管理部门报销差旅费3000元误记入销售费用科目,可先红字冲销原分录,再蓝字记入管理费用科目。^[1][4][8]

针对第二种情形,按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的凭证,在摘要栏内写明「冲销某月某日第某号记账凭证多记金额」,以冲销多记金额,并据以用红字登记入账。若一笔应为5000元的业务被记成50000元,则只需红字冲减差额45000元。^[1][7][12]

在涉税账务调整和结账后差错处理中,该法也常被称为红字冲销法,用于会计科目用错及会计科目正确但核算金额错误的情况,一般在发现及时、未影响后续核算时使用。^[13]

局限

红字更正法的适用范围有明确边界,并非所有错账都能用。如果结账前发现账簿记录有文字或数字错误而记账凭证本身无误,应改用划线更正法;如果科目无误只是所记金额小于应记金额,则应改用补充登记法。^[5][6][2]

对于在记账凭证录入过程中当场发现的错误,以及当期尚未记账的凭证错误,采用红字更正法并不经济,直接删除错误内容重新编辑或重新录入即可,这样既简便又能提高效率。^[7]此外,通过软件的反审核、反记账、反结账等功能直接修改已记账凭证,虽然操作上更省事,但不符合会计制度对已记账凭证不得直接修改或删除的要求,会使账务处理失去可追溯的痕迹。^[7]

跨年度的错账处理更为复杂。本年度发现上年度错账时,应填制蓝字反方向凭证冲正;若属非重大会计差错可不更改决算报表,属于重大会计差错的则需按资产负债表日后事项的调整规定处理。此外,凡因冲正错账影响利息计算时,还须计算应加、应减积数,错账冲正传票需经会计主管人员审查盖章后才能办理。^[14]

参见

• 划线更正法 —— 结账前发现账簿记录有误而记账凭证无误时使用的更正方法。

• 补充登记法 —— 科目无误而所记金额小于应记金额时,用蓝字补记差额的更正方法。

• 记账凭证 —— 红字更正法所针对的错误载体,填制错误是错账的主要来源。

• 会计账簿 —— 需要保持记录连续、不得涂改的登记载体。

• 借贷记账法 —— 红字更正法冲销与补记所依据的记账规则。

• 会计电算化 —— 以负数录入代替红字书写的应用环境。