会议记录

简介

会议记录是开会时当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的书面材料，属于机关单位内部使用的一种应用性文书^[1]。不论会议规模大小，一般均应形成会议记录，由会议组织者指定专人负责，用专门的本子记录和保管^[1]。

会议记录的内容通常分为两个部分：一部分是会议的组织情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人及缺席原因、记录人等；另一部分是会议内容，即会议议题、讨论发言、形成的决议以及主持人的结论性发言，后者是记录的主要部分^[2]。记录完毕，一般要另起一行写明散会，由主持人和记录人签名。

沿革

会议记录的制度化与近代议事规则的传播关系密切。议事规程是解决群体议事问题的传统规则和习俗的统称，其中部分内容可追溯到古希腊时代，其基本内容主要来自英国议会数百年间的实践^[3]。

美国工程师、退役准将亨利·马丁·罗伯特(Henry Martyn Robert)在通用议事规则的基础上创立了一套系统的议事规则，其著作《罗伯特议事规则》于 1876 年出版第 1 版，此后多次修订，成为会议程序方面流传较广的参考著作^[3]。该规则对会议记录的编制提出了具体要求，例如动议须按其准确措辞及会议对动议的处理结果记录，动议提出人的姓名须记录，附议人姓名一般不必记录，休会时间也应写入^[4]。

在中文语境中，会议记录长期作为机关、团体和企事业单位的日常文书工作存在。2016 年有文献将其概括为“会议”“记”“录”三层含义：会议性质与规模决定记录要求，择要而记考验记录者的判断，录音、录像、笔录等最终仍要归结为文字^[5]。近年来，随着语音识别与自然语言处理技术的应用，出现了可自动完成录音转写、摘要生成和待办事项提取的智能会议记录工具，用于缩短会后整理时间^[6]。

特点

会议记录的首要特点是真实性与原始形态性。记录者有记录权而没有改进权，会议是什么样就记成什么样，与会者说了什么就记下什么，不能加工提炼，不能增添删减，也不能张冠李戴。在这一点上它与会议简报、会议纪要存在形态上的差别：后者同样真实，但已经过综合与提要。

其次是记录方式上的详略之分。摘要记录只记与会者讲话和发言的要点以及决议，多用于一般性、例行性会议；详细记录则要求尽可能记下每个人发言的原话，多用于特别重要的会议或特别重要的发言，必要时还可记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应^[1]。若发言者照稿宣读，可将稿子收作附件，另行记下稿子之外的插话与补充解释^[1]。

再次是对记录人员的技术要求。现场记录讲究“快”与“要”：书写运笔要快，同时围绕会议议题、主持人和主要发言人的中心思想、不同意见、结论性意见和决议择要而记^[7]。记录中可使用简称、简化词语、数字、通用符号、汉语拼音等省略与替代写法以提高速度，但在整理和印发时须按规范办理^[7]。

最后是使用与管理上的特点。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；记录人员须严格遵守保密制度，不得随意泄露会议内容^[1]。会上记录的内容只是草稿，会后应尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的记录，经有关部门审批后及时归档留存。记录中的人名、地名、机构名、事件名等专有名词应逐一核实，无法确定的可根据录音标注拼音。

参见

• 会议纪要 —— 在会议记录基础上提炼概括、用于记载和传达会议情况及议定事项的正式公文。

• 罗伯特议事规则 —— 由亨利·马丁·罗伯特创立的系统议事规则，对会议记录的编制提出了具体要求。

• 会议 —— 会议记录所记载的对象，其性质与规模决定记录的要求和详略。

• 公文 —— 会议记录属于机关单位内部使用的应用性文书，与公文写作规范密切相关。

• 语音识别 —— 智能会议记录工具实现录音转写、摘要生成所依托的技术。